Evernote 100% 활용 - Notebooks 만들기, Notebook을 Stack에 모으기

 

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수많은 아이디어와 생각들을 정리하는 방법에는 각자 자기만의 방식이 있으리라 생각한다.

오랜 시간동안 자료와 정보의 홍수 속에서 작업내용과 보고서, reference data 들을 수집하고 공부하며 그 양이 내 기억속에서 찾아 낼 수 있는 한계를 넘어선지 이미 오래다. 그래서 찾은 방법은 기록이다. 내가 가진 정보들을 정리하고 체계화 하고 목록화 하여 정리를 해 나간다. 언젠가부터 이 방법 또한 한계에 부딪히기 시작했다. 자료 정리를 위한 시간들이 정작 자료 활용을 위한 시간들과 맞먹을 만큼 소요되기 시작했고 정리한 자료들을 검색하여 내가 원하는 정보를 찾아내는 데도 만만치 않은 시간이 소요되기 일쑤였다. 스스로 정리한 자료체계조차 기억의 범주를 넘어서 버리자 당황스런 상황이 되어 버렸다. 무언가 방법을 찾아야만 했다. 내 스스로 정리한 방대한 자료는 인덱스의 인덱스로 이어지는 몇단계의 트리 구조로 구성되어 있었고 피라미드 형식으로 가지를 뻗어나간 정보인덱스는 수백개의 세분화된 가지로 나위어져 이제는 어느 잎사귀에 어떤 정보가 담겨 있는지를 찾아내는 것 조차 버겁게 느껴지기 시작했다. 무언가 나름대로 정리해 왔다는 생각만 있을 뿐이지 정작 어떤 정보를 찾아내고자 할 때는 내가 만든 거대한 정보나무의 규모에 스스로 압도되어 접근할 엄두가 나지 않게 되었고 자료를 찾느니 번거롭지만 인터넷 검색의 힘을 빌어 최대한 머릿속을 단순화 시키기 위해 노력했다. 하지만 인터넷에서 찾는 정보라는 것이 간단한 상식 수준의 검색에서는 효과를 발휘했으나 전문분야의 심도깊은 전문자료를 얻기란 사실상 불가능 해 보였다. 좀더 구체적이고 신뢰도 있고 근거를 바탕으로 객관화 된 자료가 필요했다. 여전히 내 머릿속 한구석에서 얽힌 실타래와 같이 방치되어 있는 개인 자료들에 대한 기억들도 언젠간 풀어야할 숙제를 미뤄 놓는 기분으로 뭔가 개운치 않은 심정이 깊어만 갔다. 이것은 마치 휴대폰 카메라 기능의 발전으로 사진촬영을 너무 쉽게 하게 되면서 감당하기 어려운 양의 사진이 내 삶의 어느 한부분을 복잡한 기억의 한켠으로 품고 살아가야 하는 것과 마찬가지 기분이었다. 시간을 내어 정리해야지 하다가 때를 놓치고 이미 정리하기에는 너무 많은 양의 사진에 질려 정리할 엄두도 낼 수 없으면서도 차마 사진을 삭제할 수도 없는 이도저도 못하는 딱한 처지에 놓인 사람들이 나 말고도 꽤나 많으리라 생각된다. 필요할 때 쉽게 찾아내어 활용할 수 없는 정보는 이미 정보의 가치를 잃었다고 보아야 한다. 그래서 정보를 정보답게 만들기 위해서는 쉽게 접근하여 짧은 시간내에 부담없이 찾아내어 필요한 용도에 활용 할 수 있도록 시스템이 갖춰져야만 한다. 

지속적인 정보관리 습관이 필요한 것이지만 그렇다고 삶이 지속적이고 규칙적으로 이런 일들을 꾸준히 할 수 있게만 나를 가만 놔 두지는 않기 때문에 다시 정보의 홍수에 빠져 허우적 거리는 악순환이 반복되고 만다.

더이상은 안되겠다는 대단한 결심을 하고 난 다음에야 나는 칼을 빼어 들었다. 필요한 것은 내가 가지고 있는 정보와 자료들을 담을 수 있는 넉넉한 용량의 저장소와 저장소에 자료를 어떻게 저장하고 찾아낼 것인가에 대한 시스템적인 체계정립이었다. 

실타래는 생각처럼 쉽게 풀리지 않는다. 아주 차분한 마음과 은근한 끈기와 고도의 집중력을 투입해서 한단계 한단계를 거쳐야만 비로소 풀린다. 영영 얽힌 매듭을 풀 수 없을 것 같았던 시작과는 달리 가능성이 보이기 시작하며 어느 순간이 되면 그 복잡했던 실타래가 마치 마술과도 같이 스르르 풀린다.

내가 가진 정보 자료들을 정리하기 위해서는 실타래를 풀듯이 여유있는 마음을 갖기 위한 넉넉한 시간, 집중할 수 있는 환경이 필요했다. 여유있는 넉넉한 시간이란 사실 현대사회를 살아가는 사람이라면 가장 충족시키기 어려운 조건이란 것을 알고 있을 것이다. 그래서 나는 시간을 확보하기 위한 대안으로 효율성을 선택했다. 어차피 동일하게 주어진 시간이라면 같은 시간내에 더 많은 시간을 활용 할 수 있는 길은 그 시간을 좀더 효율적으로 사용하는 길 밖에는 달리 방법이 없다. 

가장 먼저 생각 정리에 착수했다. 생각을 정리하는 방법은 생각날 때마다 순간순간 쉽게 기록 할 수 있는 수단이 필요하다. 순간의 기록은 어느정도 시간이 쌓인 후 다시 찾아내어 체계화 하고 조직화 하여 정리를 해야 한다. 정리를 위해서는 카테고리를 어떻게 나눌 것인가에 대한 또 다른 고민에 부딪히게 된다. 카테고리의 분류는 단 한번의 분류 작업으로 확정 짓기에는 너무 많은 변수와 생각치 못한 누락들이 발생하는것이 당연하다. 우선은 분류한 카테고리 영역을 기준으로 트리구조를 만들어 자료들을 정리하였다. 불분명한 카테고리 이름은 향후에 자료가 필요하여 다시 찾아 보아야 할 경우에 문제가 된다. 왜냐하면 지금 정의 내리기 애매한 분류기준은 나중에도 여전히 변함없이 애매한 상태로 남아 있게 되고 검색할 때 조차도 애매한 검색기준을 상대로 자료를 찾는다는 것이 너무 막막하게 느껴질 테니까. 지금 분류는 향후 수정을 하더라도 명확한 이름의 분류를 하여야 한다. 크게 카테고리의 단계는 3단계. 전형적인 분류 체계의 개념이다. 대분류, 중분류, 소분류, 그리고 최하위 단계의 파일이름 형식까지 정하면 큰 틀은 마련한 셈이다. 수많은 인터넷 사이트나 데이터베이스에서도 동일 구조의 자료분류를 해 놓았지만 참조에는 도움이 되지 않는다. 왜냐하면 개인의 자료는 개인의 특수성으로 인해 읿반적이지 않은 나만의 카테고리가 많이 필요하기 때문이다.

 

위에서 언급했듯이 생각의 정리를 위해서는 순간 순간 떠오르는 생각들을 기록할 필요가 있었다. 이 문제를 해결하기 위해 나는 무수히 많은 방법들을 시도해 보았다. 20여년이 넘게 다양한 종류의 정리도구들을 사용했다. 내가 사용한 자료 정리도구들은 크게 메모기능, 저장소기능, 스크랩기능 으로 분류 해 볼 수 있다. 메모를 위한 수단으로 blog 와 온라인 메모, 디바이스를 통한 메모, 음성메모, 노트펜메모, SNS 등을 사용했고  자료저장을 위한 매개체로 아주오래전 플로피디스크 시절을 거쳐 CD writing, DVD writing 을 지나 클라우드 저장소, 외장하드, 마이크로 SD 카드 단계를 지나 NAS 에 이르렀다. 스크랩 용도로는 온라인을 통한 수집, 정리, 기록과 오프라인 기록, 스캐닝, 갤럭시노트펜과 애플펜을 활용한 수작업 기록자료 들을 디지털 화 하여 온오프라인을 병행하고 있다.

 

이제부터 이미 지나간 도구들을 제외하고 내가 자료정리와 정보검색을 위해 주로 사용하는 온 오프라인상의 도구들을 사용하며 느낀점과 사용법들을 하나하나 자세히 설명 해 보려고 한다.

이 글을 쓰는 목적은

첫째, 이 글을 보는 사람들이 내가 그동안 투자한 긴 시간들을 똑같은 목적을 위해 헛되이 시간을 낭비하는 전철을 밟지 않도록 도움을 주고자 하는데 있고

둘째, 나 자신을 위한 정리의 기회가 되기를 기대한다.

 

Evernote 100% 활용하기

 

에버노트는 휼륭한 기록 도구이다. 잘만 활용한다면 별도의 기록도구나 프로그램이 필요 없을 정도이다. 물론 개인적으로 느끼는 기능상의 아쉬움은 있으나 다른 어플리케이션의 사용 경험에 비추어 볼때 에버노트와 견줄 만한 도구는 마이크로소프트 사의 Onenote 외에는 없다고 본다.

기록을 하는 것도 중요하지만 정말로 중요한 것은 내가 원할 때 언제든지 쉽고 편하게 빠른 시간 내에 나의 기록을 찾아 볼 수 있어야 한다는 것이다.

이러한 관점에서 볼 때 에버노트는 나에게 90% 이상의 기능적인 충족감을 안겨주는 도구이다.

 

에버노트를 이용해서 기록하고 해 놓은 기록을 제대로 찾기 위해서 여기에도 적절한 카테고리의 분류가 필요 하다. 에버노트는 이러한 분류의 중요성을 인식하고 사용자에게 미리 설정된 분류 기준을 제공한다. 자료정리를 위한 분류 체계로 내가 위에서 언급했던 대분류, 중분류, 소분류 체계가 에버노트에는 시스템화 되어 분류기능을 제공한다. Stack 과 Notebooks 와 Note 로 카테고리의 위계를 정해 놓았다. 가장 좋은 점은 카테고리의 위계를 원하는 대로 얼마든지 재정리 할 수 있다는 것이다.

 

에버노트를 처음 사용하면 무작정 기록하라. 그리고 나서 어느정도 기록물이 쌓이면 에버노트의 분류체계에 따라 재정리 하면 된다. 에버노트에서 어느 정도의 노트를 기록하고 그 기록의 양이 정리를 필요로 하는 단계에 이르렀다면 이 글이 도움이 될 것이라 믿는다.

 

[ Notebooks 만들기 ]

 

Notebooks 는 중분류에 해당되는 분류체계라고 이해하면 된다. Windows 파일 체계에 익숙한 사람들은 최상위 폴더 밑의 첫번째 위계의 하위폴더로 이해하면 쉽겠다. 

생각나는 대로 기록한 Note 들을 Notebooks 그룹내에 모아보자.

그러기 위해서는 우선 원하는 이름을 부여한 그룹의 생성 ( Notebooks) 을 해야 한다. 

처음부터 완벽할 필요는 없다. 일단 생성시켜 놓고 그때 그때 마음에 드는 이름으로 고쳐나가거나 추가로 생성해 나가면 된다.

 

1. Notebooks click
2. +New Notebook click

 

3. Notebook name & This notebook is 에서 선택 -> create click

 

[ Notebooks 를 Stack 으로 모으기 ]

에버노트에서 지정해 놓은 Notebooks 의 상위 분류체계가 Stack 이다. 

에버노트의 분류 체계는 Stack > Notebooks > Note 이다. 

Stack 밑에는 다수의 Notebooks 를 만들 수 있다. 

Notebooks 밑에는 더이상 그룹을 만들 수 없다. 

Notebooks 밑의 최하위 단계인 Note 는 개개의 메모파일이라고 이해하면 좋을 것이다.

 

Notebooks click 후

1. 이동 할 Notebook 선택
2. … click
3. Add to Stack click
4. 이동 할 Stack 선택 (또는 New Stack 선택하여 새로운 Stack 생성후 notebook을 생성된 Stack으로 이동)

 

 

-- 다음호에 계속 --